Bản chất máy chiếu là một nguồn sáng chiếu qua một bộ xử lý, có thể là chip DLP hoặc tấm nến LCD, từ đó hình ảnh được xử lý và đưa ra ống kính và chiếu lên màn hình. Tùy vào công nghệ mà máy sẽ có độ sáng khác nhau, màu sắc cũng khác nhau.

Máy chiếu văn phòng hiện nay được hiểu là các máy chiếu sử dụng bóng đèn halogen ở tầm giá từ 8 – 20 triệu đồng hoặc bóng xenon ở tầm giá 20 triệu đồng trở lên. Bóng đèn halogen có độ sáng rất cao, để dùng cho văn phòng, độ sáng trắng cần đạt trên 3.000 lumen để hạn chế sự hao hụt sau một thời gian sử dụng. Những máy có độ sáng từ 2.500 lumen sẽ có giá bán thấp hơn nhưng thời gian sử dụng ngắn hơn và bạn cần thay bóng định kì khoảng 1 – 1.5 năm.

Các hình ảnh chiếu từ máy chiếu văn phòng thường là slide, các văn bản, các bài thuyết trình hoặc những video demo đơn giản. Người xem chỉ cần tập trung vào các điểm nhấn trong từng slide, chính vì thế, các nhà sản xuất sẽ tập trung đẩy độ tương phản của máy lên rất cao, từ 10.000:1 lên 100.000:1, khoảng cách giữa màu sáng nhất và màu tối nhất càng lớn, các chi tiết càng được thể hiện đầy đủ.

Độ phân giải của dòng máy văn phòng thường là 800×600 và cao nhất là 1920 x 1080 và kéo theo đó là sự gia tăng chi phí. Nếu chỉ trình chiếu đơn giản, không yêu cầu cao về màu sắc thì máy có độ phân giải từ 800×600 đến 1280×800 là phù hợp với bạn.

Xem thêm công nghệ DLP và 3LCD trên máy chiếu

Tuy có độ sáng cao nhưng lại các máy chiếu văn phòng lại không được dùng làm máy chiếu để xem phim hoặc các sự kiện giải trí bởi độ sáng của máy văn phòng được đo chính là độ sáng của màu trắng, trong khi ở máy chiếu xem phim, độ sáng được hiểu là độ sáng màu (các màu còn lại). Với độ sáng trắng khoảng 3.000 lumens thì độ sáng màu của những máy văn phòng thường rơi vào khoảng 300 – 500 lumen, đó là lý do các màu sắc như đỏ, xanh, hồng thường sai khác so với hình ảnh thể hiện trên máy tính. Và hiển nhiên, đó là điều bạn khó có thể chấp nhận nếu bạn đang làm việc với các mẫu thiết kế (hoa văn, màu sắc banner, backdrop), bản vẽ công trình, hoặc là một videophile chính hiệu (người thưởng thức phim).

Các máy chiếu xem phim thường sẽ có độ sáng màu rơi vào khoảng 500 – 900 lumen và không đề cập đến độ sáng trắng (vì máy xem phim không dùng để chiếu trong phòng sáng). Một điểm hạn chế của bóng đèn máy chiếu halogen là chi phí thay thế khá cao, dao động quanh mức 3.5 – 4 triệu đồng. Để đảm bảo độ sáng màu và giảm chi phí thay thế bóng khi hỏng, các hãng máy chiếu đang dần chuyển qua sử dụng máy chiếu bóng đèn LED. Giá bóng LED 45W khoảng 500.000đ, bóng 200W khoảng 1 triệu đồng, bằng ¼ giá bóng đèn halogen.

Xem thêm Các loại bóng đèn cho máy chiếu

Độ sáng trắng của bóng LED bằng 70 – 80% so với bóng halogen nên máy chiếu LED ít dùng cho văn phòng, trừ các văn phòng nhỏ và thường trình chiếu vào ban đêm hoặc trong phòng tối. Các loại hình giải trí như karaoke, café bóng đá, xem phim thường hay sử dụng máy chiếu LED bởi giá thấp, cộng với thời gian sử dụng là ban đêm, sử dụng ít đèn.

Điểm ấn tượng của bóng đèn LED là có tuổi thọ cực lâu, lên đến 50.000 giờ nên bạn không cần phải lo lắng về việc thay thế bóng đèn hoặc lo sợ độ sáng bị giảm xuống sau vài ngàn giờ sử dụng. Cũng như các máy chiếu khác, máy chiếu LED nên được tắt sau 6 tiếng hoạt động liên tục.